Samsyn:Projektgemensamt

Projektgemensamt Arbetssida

• 

  Solig wikiutbildning i februari 2018.

Här samlar vi info om möten, evenemang och resurser.

Tidsplan våren 2018

• Gemensam wikitubildning 28 februari.
• Översyn av arbetsfördelning mellan arbetsgruppernas. Måndag 5 mars.
• Inför Unilink Arenaträff Örebro 25-26 april, är målsättning att ha 5-10 påbörjade begrepp per arbetsgrupp. Diskutera erfarenheter och presentera som underlag till styrgruppen. Föreslå tidsplan för hösten 2018.
• Styrgruppsmöte har möte 15 maj. Styrgruppen lämnar återkoppling till projektet.

Rapport 2018-05-18 (bl.a. efter styrgruppens möte)

Hej alla,

Nu så har Samsyns styrgrupp haft sitt möte som i tisdags. Så här kommer några ord om det och lite annat.

Bifogat finns minnesanteckningarna och underlag. Sammanfattningsvis kan man säga att vi har fått grönt ljus och några stjärnor! Styrgruppen har visserligen uppmärksammat att vi till mans haft svårt att få till full bemanningen, att vi inte haft det tidiga begrepps-inflödet från andra K3-projekt som planerat och att wikin inte har fullt så många helt kultiverade definitioner som tänkt vid det här laget (framförallt inte heller prövade av lokala intressenter/referenser).  Å andra sidan så har vi fått till vår wiki, vi har upparbetat rutiner, många projekt har inkörningsfaser och så länge som vi har en proaktiv inställning så ska det här markbrytande projektet gå i hamn! Det höll alla med om, så kul var det!

Det bestämdes ett par saker vi alla bör förhålla oss till:

·        Vi kan behöva ha lite fler fysiska möten inom projektet. Utöver vårt eget arbetsmöte i september, så ses vi troligen också i november, delvis tillsammans med Styrgruppen (8-9 november). Jag återkommer före sommaren om det. Styrgruppens nästa möte blir i mars 2019 och före dess behöver vi också samla oss. Vi bestämmer på september-träffen hur vi gör med det.

·        Om referensgrupper/intressenter så finns förståelsen och insikten att vi behöver ha lite mer mogna begreppsdefinitioner innan vi tar kontakt med och har ett utbyte med dem. Men vi behöver trots allt ha det med i tankarna, och då både på lokal och central nivå. Projektledningen fick i uppdrag att påbörja ett förslag till referensgrupp för externa parter, i samråd med oss alla, efter sommaren. Vi kommer också att kontakta SUHF. Återkommer alltså om detta. Troligen kommer vi inte kunna ha de mer centrala utbytena förrän lite senare i höst, men vi får se hur september-mötet faller ut.

Tre påminnelser:

·        Till i september ska AP 4-7 ha 20 nya begrepp vardera bearbetade och inlagda i wiki. Även de nuvarande begreppen ska ha förts upp till en mer komplett nivå (om de nu inte redan är där). Vi återkommer troligen i nästa vecka om hur vi kan samordna oss, som med vilka ord vi väljer och hur vi gör med olika justeringar av rutiner (ex den mer grundläggande checklistan för begreppsarbetet). Nu när wikin är på plats med fullt drag, så ska vi se till att nyttja den än bättre. Vi har bara inte hunnit med det som kan uppdateras ännu, men det kommer att hända saker före sommaren. Vi kan alla ändå jobba på så länge! Känn till exempel inte att ni har begränsningar att ta er an nya ord.

En blänkare: en tanke som styrgruppen berörde lite kort, var utbudet av begrepp. Det kan möjligen (troligen) bli en diskussion framöver var vi sätter gränser för ”för detaljerat begrepp”. Å andra sidan kan säkerligen det mesta av det skrivna ändå komma till rätta. En gissning är att en liten del (och då bara en liten del) snarare kan hamna i tillämpningstexter – men det får vi diskutera tillsammans när bilden blivit lite klarare. Vilket vi hoppas att den blir i september. Det blir ett viktigt möte för oss och projektet. Så stor lycka till med jobbet fram till dess!

·        Formalia: de projektinterna avtalen som nyss skickades ut till er som är kontaktpersoner (ej Wikimedia, som vi redan har avtal med) – hoppas ni kan få till det före 29/5. Det är inte kul att utsätta er för så kort svarstid, men det var har varit rundgång på diskussionerna. Förhoppningsvis är det ändå görligt.

·        Formalia 2: När Vinnova har godkänt vår rapport (efter sista maj när rapporterna ska vara inne) – då görs nästa utbetalning till SU 2018-06-13. Vi vill gärna ha era respektive rekvisitioner så snart som möjligt därpå. Vi skickar förstås ut påminnelse om det. (Allt står för övrigt i vårt ekonomi-dokument med rapportmall etcetera).

Slutligen kan jag också berätta att P-A och jag har en träff med UKÄ den 8:e juni. Det ska bli så intressant att se vart det leder!   

Och allra sist vill jag önska er en vacker pingst! Själv tänker jag vila i den sköna känslan som vissheten ger, om hur mycket vi trots allt redan fått till och hur mycket spännande vi har framför oss! September är ett sådant hägrande mål J

Allt gott,

Rossi 

Arbetsmöte 2018-04-26 i Örebro (mail utskickat 180430)

Här kommer så en rapport från Samsyns möte förra veckan i Örebro samt lite annan information och deadlines.  

Först: tack alla ni som tog er till Örebro (eller hängde kvar)! Jag tycker verkligen att vi fick till viktiga och givande diskussioner, så mycket som tiden medgav. Vi hann inte med allt, så en del kommer att behöva informeras om per mail senare. För de lärosäten som inte hade någon på plats, så behöver vi följa upp vad som blev sagt lite närmare än det som kommer nedan. Välkommen också Fia Börjeson, ny i gruppen, från Chalmers Fackspråk och kommunikation på institution Vetenskapens kommunikation och lärande.   

1. Vi satte kommande heldags arbetsmöte till 6 eller 7:e september (efter önskemål på Arlanda). Det är viktigt att få alla medverkande lärosäten med då, så jag återkommer med klart besked vilken dag det blir. Prel.boka gärna båda datumen under tiden.
2. Vi hade en deadline 4 maj för när vi ska ha sett över våra nu wiki-inskrivna begrepp (utefter vad vi inspirerats till på mötet och före att underlag till styrgruppsmötet 15/5 ska tas fram), men jag är böjd att flytta deadline fram det till fm tisdag 8 maj. OBS – allt behöver inte vara fullständigt och perfekt, men om ni vill ändra något, så skickas alltså underlag till Styrgruppen tidigast em 8 maj. (Sara får återkomma med vilken dag som migreringen görs, d.v.s. när wikin inte är tillgänglig.)
3.  Rapporten till Styrgruppens möte 15 maj ska främst bygga på de erfarenheter vi hunnit bygga upp och de begrepp vi definierat. Det stora syftet med Örebro-mötet var just att inventera hur det har gått för oss, inspirera varandra och eventuellt justera rutiner samt ge underlag för styrgruppens möte. I ärlighetens namn är det rätt olika hur vi har engagerat oss i projektet och vad vi levererat/arbetat fram (och hur). Så med den reflektionen gjord och lagd åt sidan, tar vi ett kraftigt nappatag framöver. Rapporten kommer att försöka ärligt visa upp att det finns variationer, men också förklara läget samt visa upp vad vi nu kommit fram till för justerade arbetssätt. Och jag är också övertygad om att de kommer gilla wikin och det som finns där hittills! Så till mötets större reflektioner, insikter och några deadlines:  
4. Vi behöver leverera in i wikin avsevärt mycket mer, både fler begrepp men också djupare beskrivningar och inte minst få tillstånd utbyten med intressenter och andra parter. Nästa deadline är 1 september: då för sammanlagt minst ett tjugotal begrepp per arbetspaket. Begreppen kan fortfarande vara mer eller mindre färdigbearbetade, men flertalet bör närma sig en högre nivå.
5. En insikt har delvis fallit bort: vi behöver påminna oss om att Styrgruppen å sina lärosätens vägnar tryckte hårt på att varje lärosäte ska ha sina lokala kontakter som referensparter. Visserligen har vi också sagt att vi ska ha två mer centrala referensgrupper, men det är tydligt att utan samordning så blir det inte bra när alla sjutton K3-projekt drar samma intressenter i alla deras armar och ben. På vår Samsyn-upptakt blev det därmed bestämt att vi väntar med att få till referenser på så att säga högre nivå, och ge oss tid att producera mer inom Samsyn samt utröna samarbeten med ex SUHF. Summa summarum: vi behöver alla få till lokala utbyten med allt från näringsliv till lektorer och samverkansfunktioner.
6. I våra diskussioner kom vi dock fram till att vi kan vara varandra behjälpliga: har vi goda kontakter med någon ”funktion” så kan vi betänka att ta med också andras begrepp. Vi är också inne på en enkel mall som kan ge oss stöd i och översikt av vilka vi har haft utbyte med. Vi kommer att reflektera framöver var nivåerna går för minsta möjliga till med väl godkänt vad det gäller utbytet med andra parter – och vilka. (Jag återkommer om mallen snart. Karin G och jag tar ett varv först.) 
7. Apropå hur vi gör när vi skriver själva begreppsbeskrivningarna, så tog vi upp:

• Vi skriver lite olika, vilket är fullt förståeligt med tanke på att vi nu utvecklar vårt projekt. Vi hade långa diskussioner om det här. En viktig sak är att vi måste hålla oss från att skriva ”hela samverkanshandboken” – vi måste begränsa oss hur mycket information vi än hittar och hur lockande det kan vara att få till vetenskapliga, mer täckande texter. Vi ska inte heller ”sälja eller ha åsikter/tycka” för mycket – vi ska redovisa och måste hela tiden ha källor. Det kan självklart skilja sig mellan olika begrepp hur mycket beskrivningar (inte minst tillämpningsexempel) som är rimliga. Vi får pröva oss fram och hjälpas åt att hitta passande nivåer!
• Ett sätt för oss att få till något mer liknande beskrivningar är att vi använder en checklista med basfrågor. Vi bestämde oss för att alla prövar det grova utkast jag hade till bordet. Det är som sagt ett utkast och det är svårt att ha åsikter om frågorna är relevanta innan vi testat i praktiken. Så pröva och ös på med reflektioner eller förslag på förbättring! Bifogas.
• Vi behöver också ha ett förhållningssätt till de andra K3-projekten (mer om de nedan). Det kommer att vara lite olika i vilken mån de definierar enligt vårt sätt och i vilken mån vi behöver tvätta deras kanske mer säljande beskrivningar (men vi kan alltid referera till dem och förhoppningsvis deras publicerade rapporter/liknande).
• Apropå checklista så har Sara satt ihop en enklare lathund, en kort sammanfattning av wiki-instruktionerna. Rekommenderas! Den finns i wikin men också bifogad.
• Tiden räckte annars inte till för så många praktiska genomgångar av wiki-tekniska frågor, men jag hoppas att Sara kan ta en del per mail. Bland annat så har vi fått in en mailfunktion som kan bli mycket praktisk framöver. Migreringen av wikin, som alltså förhoppningsvis ska lösa alla våra prestandaproblem, vet jag inte exakt när den sker, men snart.   
• En (ännu inte påkallad) uppmaning: är ett begrepp markerat ”påbörjad” av någon annan, då kan vi gärna undvika att gå in och göra revideringar direkt i beskrivningarna. Det kan ställa till det för den som håller på att utveckla sidan. Däremot kan det alltid vara behjälpligt med tips! Skriv in på diskussionssidan eller på arbetspaketets arbetssida (eller direktkontakt förstås).
• Glöm inte att kategorisera! Det ger oss bra översikter av vad vi har fått till, ex påbörjade eller inom de olika samverkansmönstren. Har ni blivit typ färdiga? Markera då ”Bearbetad”. (Bedömd =  nästa steg då styrgruppen bedömt.)   
• En annan forma av checklista är om vi kunde hjälpa varandra med att tipsa om hur vi gör när vi letar rätt på källor och information. Återkommer om det!

8.      Samarbeten med övriga K3-projekt. Jag påminde om de tre olika nivåerna för samarbeten med de övriga projekten (se också bifogad PP bild 12 och 13). Några premisser:

o  Flera projekt har försenade arbetspaket, just de som har störst bäring på begreppsarbetet. Flera har också ändrat sin ambition från att ha begrepp definierad allra först, till att inse att erfarenheter måste till innan dess, varvid reella resultat kan tänkas komma först efter sommaren.

o  Projekten kan ha sina bredare ”egna nomenklaturer” där inte allt kan tas in i Samsyns samlade samverkansnomenklatur (ex för specialiserat). Samtidigt har vi i uppdrag att ta tillvara projektens sammanhang/särskilda kunskaper och kan så att säga inte lättvindigt gå förbi deras förslag. Vinnovas bild är att vi ska ta tillvara deras ”jobb”. SKÖN, Merut och IMP är dessutom framlyfta som det som Samsyn testas på (vi har ju formellt bara godkänt för en första period fram till och med juli 2019, med en prövning innan vi får resten av medlen och projekttid).

o  Det är inte helt solklart hur vi ska få till det och hur vi ska kunna avgöra vilka begrepp vi ska tro att vi kan få definitioner ”levererade” eller ska ta fram själva. Projektledningen står åtminstone initialt för kontakten, naturligt då vi också har ansvar för begrepps-AP i SKÖN och Merut (kvalitetsvärdering och utbildningars relevans). Vår Lotta har den naturliga länken till IMP som projektledare (kunskapstillgångar och immateriella rättigheter). Därutöver har jag en pågående dialog med Mersam (samverkansmeritering) och via kollegor till främst MUSA (arenor, SU projektleder), SPETS och SAFIR (strategiska partnerskap o ”samverkanscheckar”). Självklart kommer vi att förmedla, antingen information men troligen också kontakter för vidare bearbetning/diskussioner inom rätt samverkansmönster (eller fler om det spänner över mer än ett område). Det här kommer vi att få bättre kläm på framöver även om det låter lite diffust nu!

9.      En påminnelse: 14 maj ska alla komma in med sina ekonomiska rapporter.

10.     För er information: det har, efter många varv, blivit klart att vi måste skriva avtal också inom K3-projekten. Vi återkommer med en så förenklad version som möjligt, men jag har tyvärr inte besked om när.

Ja, nu ger jag mig! Inte det roligaste att sluta med formalia som avtal. Inte heller hinner jag putsa på texten, för nu drar Valborg och fixet med middag. Hoppas ni hänger med på vad jag skrivit! Hör annars av er. Och ni som var med – har jag glömt något viktigt?

Så avslutar jag med att önska er alla en härlig Valborg (utan snöfall?!) och en Första maj-dag i antingen en kamp- eller återhämtningens energigivande anda!

ALLT GOTT,

Charlotte